1. 扫描：将纸质文件使用扫描仪进行数字化处理，生成电子文件。

2. 图像处理：对扫描得到的图像文件进行去噪、裁剪、旋转、增强等处理，以提高图像质量。

3. 文字识别（OCR）：通过光学字符识别技术将图像中的文字转换为可编辑的文本格式。

4. 数据化：将数字化的文本数据进行整理、分类、标注和编码等处理，以便于后续的检索管理。

5. 存储与备份：将数字化的文件存储在计算机或云端服务器中，并设置备份策略，以保证数据安全性和可靠性。