以下步骤：

1. 准备工作：确定扫描的文件类型（如纸质文档、照片等），准备好扫描设备和电脑，并设置好扫描参数。

2. 扫描文件：将纸质档案放入扫描仪中，启动扫描程序，进行扫描操作。可以按需调整扫描参数，如颜色模式、分辨率、文件格式等。

3. 图像处理：对扫描得到的图像进行处理，包括裁剪、旋转、校正、去除噪点、增强对比度等。

4. 文字识别：对扫描得到的文本进行OCR文字识别，将文字内容转化为电子文本。

5. 数据整理：将扫描得到的文件整理成可供检索和管理的数字档案，可以按照日期、名称、类型等方式进行分类和归档。

6. 存储备份：将数字化的档案存储在云端或本地服务器上，进行备份和管理。同时需要注意数据安全和保密性。