嘉峪关市档案数字化系统软件通常应当包括以下功能和特点：

1. 数据采集和整理：能够收集各种类型的档案文件，包括纸质文件、电子文件、图片、音视频等，统一整理并建立数字化数据库。

2. 文档扫描与识别：支持批量文档扫描，自动识别文档内容，进行文字识别（OCR），从而转换纸质文件为可编辑或可搜索的电子文件。

3. 文件存储与管理：提供安全的存储空间，支持多种文件格式（如PDF、DOC、XLS等），具备权限管理功能，确保文件安全和保密性。

4. 档案检索和查询：提供快速准确的检索功能，包括关键词搜索、文件类别筛选等，以方便用户迅速找到所需档案。

5. 版本控制与审核：支持版本控制以跟踪档案修改历史，并提供审计功能以记录档案访问与修改操作。

6. 元数据管理：允许管理员定义和管理文件的元数据，以便正确分类和检索文件。

7. 电子文件归档：支持对档案文件进行合规的归档处理，存储满足法规和行业标准要求。

8. 数据备份与恢复：提供定期的数据备份和紧急情况下的快速数据恢复机制。

9. 支持自定义报告：允许生成各种格式的报表，以展示档案数字化的进度和效果。

10. 用户友好的界面和易用性：提供直观的操作界面，易于学习和使用。

最终选择档案数字化系统软件时，应该根据嘉峪关市档案管理的实际需求，进行深入调研和评估，确保选择的软件能够满足其具体的需求和要求。