1. 扫描设备：应选用具有自动纠偏、自动裁边等功能的高速彩色扫描仪，保证文件清晰、无损。

2. 图像分辨率：一般情况下，200-300dpi即可满足扫描要求。

3. 图像色彩模式：应选择RGB或CMYK模式，以保证图像质量。

4. 文件格式：应选择PDF或TIFF格式，避免使用JPG格式，因为该格式可能会对图像进行压缩而导致失真。

5. 文件命名规范：应按照档案编号、姓名、日期等信息进行命名。

6. 文件存储：应保存在安全可靠、易于管理的网络存储设备中，并建立备份机制，以保证数据安全。

7. 数据归档：应按照分类、年限等要求进行归档，建立完善的数据管理系统，方便查询和利用。