一、目的

为提高人事档案管理效率，保障档案安全、完整性和可追溯性，降低人力成本，推动数字化管理，制定本方案。

二、实施步骤

1.前期准备阶段：

（1）确定数字化人事档案管理系统选型，根据企业实际需求综合考虑各项功能、性价比、服务支持等因素进行评估，确定最适合企业的系统;

（2）确定数字化人事档案管理流程，包括文件收集、扫描、上传、存储、查询、下载、打印等环节，明确各个环节的职责和工作流程;

（3）组建数字化人事档案管理团队，包括项目经理、操作人员、技术支持人员等，明确各自职责和任务分工;

（4）开展员工培训，确保所有相关人员掌握数字化人事档案管理系统的使用方法和注意事项，保证系统正常使用。

2. 实施阶段

（1）文件收集：所有纸质档案按照规定分类整理，并确定需要扫描的文件范围;

（2）文件扫描：将需要数字化的文件通过扫描仪进行数字化处理，确保扫描质量清晰、完整、准确;

（3）文件上传：将已经扫描的文件通过数字化人事档案管理系统进行上传，确保文件命名规范，上传格式正确;

（4）文件存储：将上传的文件保存在数字化人事档案管理系统中，并按照规定备份，确保档案安全可靠;

（5）文件查询：员工可以根据自己的需要随时在数字化人事档案管理系统中查询自己的档案信息，查询结果应能够满足员工实际需求;

（6）文件下载：员工可以在数字化人事档案管理系统中下载个人档案信息，但要确保下载权限得到授权;

（7）文件打印：当员工需要纸质档案时，可以通过数字化人事档案管理系统进行打印，但必须遵循打印权限和规定。

3. 后期运营阶段

（1）对数字化人事档案进行定期的备份和维护，确保档案安全可靠;

（2）不断提高数字化人事档案管理系统的使用效率和技术水平，不断优化流程，提高管理效率;

（3）加强员工培训，定期开展相关知识的普及和宣传，提高员工对数字化人事档案管理的认识和重视程度;

（4）对员工的档案进行统一管理，确保档案完整性和准确性;

（5）根据实际需求，不断完善数字化人事档案管理系统的功能，提高数字化管理水平。

三、注意事项

1. 整个数字化人事档案管理过程中，必须严格按照相关法规、政策和规定执行，保证档案安全、完整和合法;

2. 在数字化管理过程中，必须进行备份和维护，确保数据安全;

3. 员工的个人隐私必须得到妥善保护，禁止未经授权查看或泄露;

4. 任何人不得擅自更改或删除数字化人事档案信息;

5. 对于已经完成数字化的纸质档