1. 方便管理和检索：数字化档案可以通过计算机系统进行分类、整理和存储，方便快捷地检索和管理。

2. 提高效率：数字化档案可以利用计算机技术进行快速的搜索、处理和分析，大大提高了工作效率。

3. 保障安全性：数字化档案可以通过密码、加密等方式进行保护，防止信息泄露和丢失。

4. 共享和传播：数字化档案可以通过网络进行共享和传播，方便了各个部门之间的沟通和协作。

5. 知识管理：数字化档案可以作为企业或组织的知识库，记录和传承组织的经验和知识。

6. 节约资源：数字化档案可以减少纸质文件的使用和存储，节约了空间和资源。