1.文件收集：将要数字化的文件分类、整理，确定哪些需要数字化以及优先级。

2.扫描：使用专业的扫描设备进行扫描，根据不同文件的类型选择不同的扫描设置。

3.文本识别：对于扫描得到的图片文件，需要进行OCR（Optical Character Recognition）光学字符识别，将图片中的文字转换成可编辑的文本格式。

4.数据清洗：对于识别出的文本进行清洗，比如去除多余的空格、标点符号等，使得文本更加规范、易读。

5.建立数据库：将清洗后的文本进行分类、整合，建立起数据库，方便检索和管理。

6.审核：对于数字化后的文件进行人工审核，确保文件内容的准确性和完整性。

7.存储备份：将数字化后的文件进行备份存储，确保数据的安全和可靠性。

8.检索：利用建立的数据库进行文件检索，快速查找所需文件。