1. 提高工作效率：数字化档案可以快速查找和检索，避免了手动查询所需的时间和人力成本。

2. 保护档案安全：数字化档案具有更高的安全性，可以通过加密等措施确保档案不被恶意操作或破坏。

3. 节省存储空间：数字化档案占用的空间比传统纸质档案小得多，可以节省大量的存储空间。

4. 方便共享：数字化档案可以通过网络共享给需要的人员，方便了沟通和合作。

5. 保持历史记录：数字化档案可以长期保存，保留历史记录，方便后续查询和分析。

6. 环保可持续：数字化档案可以减少对自然资源的消耗，降低环境污染，符合现代企业可持续发展的理念。