1. 所有档案扫描前需先进行清洗，包括去除尘土、污渍、胶带等杂质。

2. 扫描设备选用高性能的数字化扫描仪，可保证图像质量的高保真性和标准化。

3. 扫描时应将档案依次编号并建立起文件夹系统，以方便管理和查询。

4. 扫描过程中需确保扫描头与文档表面平行，并且图片分辨率不低于300dpi。

5. 若扫描的文档是双页或多页文件，应按顺序进行编号，并确保扫描后正反页放置正确。

6. 在扫描完成之后，需要进行后期处理，包括裁剪、调整亮度、对比度、锐度等操作，以确保图像质量。

7. 扫描完成后，应进行数据备份，并保存在至少两个不同地点，以确保数据安全性。

8. 扫描后的电子档案应能够完全替代原始文档，并且具有法律效力。