1. 提高档案的存储效率：数字化档案可以大大减少实体档案所占用的空间，从而提高档案的存储效率。

2. 方便快捷的检索和查询：数字化档案可以通过关键词搜索、分类筛选等方式进行快速检索和查询，有效提高了检索效率和精度。

3. 保障档案的安全性：数字化档案可以设置访问权限、备份数据等多种措施来保障档案的安全性，避免因自然灾害、人为失误等原因导致档案丢失或损坏。

4. 方便数据共享和传递：数字化档案可以通过网络、云存储等方式进行数据共享和传递，方便各单位之间的合作和交流。

5. 促进信息共享和知识创新：数字化档案可以促进信息共享和知识创新，为科研、教学、文化传承等提供更多的资源和材料。