1. 确定数据格式：根据需要整理的档案类型和用途，确定数字化后的数据格式。常见的格式包括PDF、JPEG、TIFF、PNG等。

2. 设计数据库结构：确定数据分类方式和结构，设计数据库结构，包括建立目录索引、数据字段、标记文件夹和文件编号等。

3. 选择数字化设备：根据档案形式和数量，选择合适的数字化设备，如扫描仪、摄像机、音频录制设备等。

4. 扫描/录制档案：使用数字化设备将档案进行扫描或录制，并按照预先设计好的数据库结构进行分类编号和文件夹标记。

5. 进行数据清洗：对数字化后的数据进行清洗，删除重复、无效、错误的数据，确保数据的准确性和完整性。

6. 数据处理：对数字化后的数据进行处理，如图像处理、OCR识别、文本提取等，以便更好地管理和利用这些档案数据。

7. 建立档案查询系统：基于数据库，建立方便操作的查询系统，使用户可以快速检索所需的档案信息。

8. 存储和备份：将数字化后的数据进行存储和备份，确保数据安全性，同时实现数据共享和远程访问。