1. 设定目标和计划：明确需要整理的档案类型、数量、格式，以及数字化后需求的数据格式、存储方式等。制定时间节点和工作流程。

2. 分类归档：将档案按照不同的主题和类型进行分类，例如合同、财务记录、客户资料等。每个类别下再按照时间或编号进行排序。

3. 准备工具：准备必要的工具，如文件夹、标签、扫描仪、电脑等。扫描仪应满足高分辨率、双面扫描、自动文本识别等功能。

4. 扫描文件：根据归档顺序，逐一扫描档案并保存为数字文件。注意保存的文件名要有意义，方便查找和管理。

5. OCR文本识别：使用OCR技术将扫描文件中的文字转换成文本格式，提高检索效率。

6. 数据录入和整理：将数字文件导入数据库，进行数据归档、去重、补充信息等操作，保证数字档案的完整性和可用性。

7. 数字化后的档案管理：建立数字档案管理系统，实现对数字档案的分类、检索、浏览、下载、备份等功能。

8. 安全备份：定期对数字档案进行备份和存储，确保数据安全性。

9. 管理运营：对数字档案进行监管、维护和更新管理系统，建立档案利用分析机制，完善数字档案管理的组织体系。