档案整理是指对各种形式的信息、记录和资料进行分类、归档、保管和维护的过程。数字化是将纸质文件或其他非数字化形式的信息转换为数字形式，方便存储和管理。

在数字化时，需要使用扫描仪等设备将纸质文件转换成数字形式，并使用特定的软件进行处理和存储。数字化后的文件可以通过网络或云存储等方式进行共享和备份，提高了效率和安全性。

档案整理和数字化可以有效地提高信息管理的效率和可靠性，减少人力成本和空间浪费，也为数据分析和利用提供了更多可能。