1. 方便查阅：数字化档案能够快速地查找、整理和检索，避免了传统纸质档案的繁琐手续。

2. 提升效率：数字化档案建设可以大幅提高工作效率，缩短操作时间，从而提高工作效益。

3. 节省空间：数字化档案可以节省很多纸张，减少存储空间，减轻对环境的影响。

4. 提高安全性：数字化档案具有较高的安全性，可以实现信息加密、备份和恢复等功能，大幅提高数据安全性。

5. 促进信息共享：数字化档案建设可以方便地进行信息共享，提升了信息分享的效率和便捷性。

6. 增强保密性：数字化档案建设也能够提高机构或个人的信息保密性，避免信息泄露等情况的发生。