1. 文件扫描：文件扫描应使用专业扫描仪进行操作，确保扫描的质量和精度。扫描时，要按照文件的大小和类型设置不同的分辨率和色彩模式，以确保扫描出的图片清晰可见。

2. 文件格式：数字化后的文件应采用通用的、开放的文件格式，如PDF、TIFF等。这些格式具有广泛的兼容性和可读性，并且可以存储大量的信息和元数据。

3. 命名规范：每个数字化文件都应该有一个唯一的名称。文件名称应该包含有关文件内容、日期、作者等信息，以便于管理和检索。

4. 压缩技术：为了减少数字化文件的存储空间和传输时间，可以使用压缩技术。压缩后的文件应该能够在任何设备上解压缩，并且不会影响文件质量。

5. 存储安全：数字化文件应该存储在安全、可靠的地方，并使用备份和恢复技术进行保护。存储设备应定期检查，确保它们的完整性和可靠性。

6. 数据备份：数字化文件应该定期备份，以防止意外的数据丢失或设备故障。备份的频率应根据文件的重要性和更新频率进行调整。

7. 数据管理：对数字化文件进行分类、索引和归档，以便于管理和检索。可以使用数据库或文档管理系统来实现这些功能，并确保文件的安全和可访问性。

8. 数据共享：为了促进信息共享和协作，数字化文件应该具有共享和访问权限控制功能，以确保数据的保密性和完整性。

9. 数据清理：为了避免数据泄露和滥用，数字化文件应在不再需要时进行清理和销毁。清理和销毁的过程应该符合相关法规和标准。