1. 方便存储和管理：数字化档案可以轻松地存储在计算机硬盘、云存储等设备中，不需要占用大量的办公空间；同时，数字化档案也可以方便地进行分类、检索和管理。

2. 高效共享：数字化档案可以通过电子邮件、网络共享等方式进行高效的共享和传输，方便不同部门或个人获取所需信息，提高工作效率。

3. 安全性高：数字化档案可以通过密码加密、备份等措施保障安全性，避免纸质档案因恶意破坏、灾害等原因造成的损失和泄漏。

4. 易于维护和更新：数字化档案可以随时进行修改、编辑和更新，而且容易实现版本控制，避免不必要的错误和漏洞。

5. 环保节能：数字化档案可以避免使用大量的纸张和耗费大量的能源以及资源，减少对环境的影响。