1. 节省空间：数字化的档案可以在电脑或云存储中储存，不再需要大量的文件柜或归档空间。

2. 简洁易懂：数字化档案可以通过搜索和分类功能轻松查找，避免了手动翻阅、整理和管理文件的繁琐过程。

3. 可持久保存：数字化档案可以进行备份和复制，确保数据的安全性和可持续性，减少因意外损失或灾害而造成的信息丢失风险。

4. 方便共享：数字化档案可以通过网络或者云端共享给多人使用，有效提高工作效率和信息共享度。

5. 易于维护：数字化档案可以进行更新和修缮，修正错误和添加新信息，保证档案的完整性和真实性。