1. 提高档案管理效率：数字化的档案可以更加方便地进行分类、检索和存储，避免了传统手工处理档案的繁琐、耗时的过程，提高了档案管理的效率。

2. 保障档案的安全性：数字化的档案可以通过密码、加密等措施实现安全保护，减少档案意外丢失、破坏和泄露的风险，起到了一定的保障作用。

3. 方便信息共享与传播：数字化的档案可以通过网络等渠道进行共享和传播，让更多人了解和利用档案资源，促进知识传递和文化交流。

4. 节约空间和成本：数字化的档案可以大大节约物理空间和成本，避免了传统档案需要占用大量的存储空间和人力成本的问题。

5. 保护历史文化遗产：数字化的档案可以保存历史文化遗产，对于珍贵的历史文献和档案资料进行数字化保护，可以延续其生命、传承其价值。