1. 扫描前准备：

a.确保扫描设备正常工作。

b.清洗扫描仪的玻璃面板，保证扫描质量。

c.检查电脑系统是否能够接受和保存大量数据。

d.组织好要扫描的学校档案文件，确保顺序正确。

2. 文档类型划分：按年度、类别、名称等进行分类，分门别类。

3. 扫描设置：

a.选择适当的扫描分辨率，一般为300dpi。

b.选择合适的颜色模式，灰度或彩色，根据文档本身的特点来定。

c.选择合适的文件格式，如PDF、JPEG等。

4. 扫描过程：

a.将文件摆放在扫描仪上，调整好合适的位置和对齐度。

b.在电脑上打开扫描软件，点击开始扫描按钮。

c.扫描完成后，可进行必要的剪裁、旋转、调整亮度等操作，确保扫描质量。

5. 命名规则：按照学校档案管理系统的命名规则进行命名，包括学校名称、文件名称、日期等。

6. 存储方式：将扫描后的文件存储在指定的文件夹中，根据文件类型和时间进行分类存储。

7.备份及归档：定期对扫描后的文件进行备份和归档，确保数据安全。