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行业动态

江苏文书档案扫描规范

时间:2023-06-03 07:25:41

阅读量:1054

来源:清大时代

江苏文书档案扫描规范

1. 文件准备

(1)清洗:在扫描前,要将档案内的文书逐页进行清洗,去除灰尘和污渍,使其干净整洁。

(2)分类:根据档案管理制度和标准,将文书按照一定的顺序进行分类,方便后续的处理和归档。

(3)编号:按照规范,对文书进行编号,记录档案编号、文件编号、页码等信息。

2. 扫描设备

(1)设备选择:选用高质量的扫描设备,保证扫描质量。同时,设备应具有自动裁切功能,能够有效地避免图像失真和变形。

(2)设置参数:根据文书的不同特点,合理设置扫描参数,包括分辨率、色彩模式、文件格式等。

3. 扫描操作

(1)操作步骤:将待扫描的文书放置在扫描仪上,启动扫描软件,进行扫描操作。扫描时,要确保文书完整无缺,避免漏扫或重复扫描。

(2)扫描质量:扫描过程中,要不断检查扫描质量,避免出现图像失真、变形、模糊等问题。同时,要注意扫描速度,避免过快或过慢,影响效率和质量。

4. 数据处理

(1)数据存储:扫描完成后,将文书图像以规范格式保存在计算机或服务器上。同时,要进行备份和加密,确保数据安全。

(2)数据标注:对于扫描的文书图像,要进行标注,包括档案编号、文件编号、页码、日期等信息。标注应准确无误,方便后续的检索和使用。

5. 质量检查

(1)检查项目:对于扫描的文书,要进行质量检查,包括图像清晰度、格式规范性、标注准确性等方面。

(2)检查方法:采用视觉比对和专业软件检测相结合的方式,对扫描结果进行全面检查,确保质量符合规范要求。

6. 归档管理

(1)归档流程:将扫描的文书按照档案管理制度和标准,进行归档管理,包括分类、编号、整理、装订等步骤。

(2)档案保管:对于归档好的文书档案,要进行严格的保管措施,包括防潮、防火、防盗等方面,确保档案安全。

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