1. 文件分类：将要扫描的文件按照类别进行分类，比如按照日期、客户名称、合同类型等。这样可以方便后续的管理和查询。

2. 扫描分辨率：根据实际需要和文件的内容，选择合适的扫描分辨率。一般来说，文字文件可以选择200-300dpi，图片文件可以选择600-800dpi。同时，为了避免占用过多存储空间，可以选择压缩扫描。

3. 文件格式：根据需要保存的文件格式，选择合适的扫描格式。常见的扫描格式有PDF、JPEG、TIFF等。一般来说，PDF是最常用的扫描格式，具有良好的可读性、安全性和易于传输的特点。

4. 文件命名：对扫描后的文件进行命名，可以根据文件内容、日期、序号等进行命名。这样可以方便后续的管理和查询，防止文件重名和混淆。

5. 储存位置：将扫描后的文件保存在指定的位置上，可以考虑使用云存储或者本地存储。同时，在保存时应该注意备份，以免数据丢失。