1. 提高数据安全性：数字化档案可以通过加密、备份等方式保障数据的安全性，减少因纸质档案遗失或损坏造成的风险。

2. 提高工作效率：数字化档案可快速检索、定位和共享，节约了查找和传递文件的时间，提高了工作效率。

3. 节省空间和成本：数字化档案不占用大量的实体存储空间，同时还能减少纸张、打印、复印等物料成本。

4. 方便信息管理：数字化档案可进行分类、归档和整理，有利于信息管理和统计分析。

5. 促进合作与协作：数字化档案能够方便地共享、传递和修改，有助于促进团队之间的合作和协作。