数字化档案的作用包括以下几个方面：

1. 方便存储和管理：数字化档案可以通过电脑、云端等方式进行存储和管理，避免了传统档案需要占用大量物理空间的问题。

2. 提高检索效率：数字化档案可以通过关键词搜索等方式快速找到所需信息，极大提高了检索效率。

3. 提高数据安全性：数字化档案可以设置权限限制，只允许授权人员查看和操作，避免了传统档案容易被盗窃或灾害破坏的问题。

4. 促进信息共享和交流：数字化档案可以轻松地进行信息共享和交流，促进了团队内部和外部的合作与沟通。

5. 保护文化遗产和历史记忆：数字化档案可以对文化遗产和历史资料进行保护和保存，避免了时间和环境对其造成的损害，同时也方便后人学习研究。