1. 提高文档管理效率：数字化档案可以快速查找、分类、存储和共享，大大提高了文档管理的效率。

2. 提高安全性：数字化档案可以设置不同权限的访问控制，保证机密资料的安全性。

3. 节约空间：数字化档案存储在电脑或服务器中，不再需要实体文件柜等物理存储设备，节约了空间。

4. 方便共享：数字化档案可以通过网络进行共享，方便多个人员同时查看和编辑，提高了协作效率。

5. 保证备份：数字化档案可以进行备份和恢复，即使出现数据丢失的情况，也能够快速恢复数据。

6. 便于检索：数字化档案可以通过关键词搜索、分类、标签等方式进行检索，方便用户快速找到所需信息。