尊敬的用户，您好！

感谢您一直以来对我们工作的支持和信任。本公司将于近期开始对档案进行数字化处理，为了确保您的档案能够得到更好的保存和利用，请您务必在以下时间内将您所需保存的档案资料备份或复制，以免造成不必要的损失。

备份时间：XX月XX日至XX月XX日
备份方式：（请自行选择）

如有疑问或需要帮助，请随时与我们联系，感谢您的配合和理解！

祝您工作愉快，生活幸福！

此致

敬礼

[公司名称]