随着信息技术的发展，数字化建设成为了许多机构和企业重要的工作任务之一。数字化建设可以大大提高文档管理的效率，减少人力和资源投入，同时也能够更好地保护机构和企业的资料安全。

以下是数字化建设的总结：

1. 确定数字化建设目标：机构和企业应该首先明确数字化建设的目标、范围和时间。将数字化建设和机构或企业整体战略相结合，并考虑到项目实施后的运营与维护。

2. 制定数字化建设计划：制定可行的数字化建设计划，包括数字化建设的流程、政策、技术选择和资源等方面，并制定详细的项目计划书。

3. 选择合适的数字化工具：根据实际需要以及预算情况选择合适的数字化工具，如数字化扫描仪、OCR识别软件、电子文档管理系统等。

4. 建立数字化存储体系：数字化建设后，需要建立一个完善的数字化存储体系来存储数字化文档。这样可以便于管理和查找相关文档。

5. 建立数字化文档管理制度：建立数字化文档管理制度，包括数字化文档的分类、命名规范、存储位置、权限控制等方面，以保证数字化文档的完整性和安全性。

6. 培训相关人员：数字化建设需要培训相关人员，包括数字化工具的使用、数字化文档管理制度的执行方法等。

7. 定期维护与更新：数字化建设完成后，需要对其进行定期维护和更新。特别是在技术方面需要不断跟进最新技术，并及时进行升级。

总之，数字化建设是一个相对复杂的过程，需要从多个方面考虑到才能实现成功。通过数字化建设，可以大幅提高机构和企业的管理效率，减少管理成本，为其未来发展奠定坚实基础。