1. 提高工作效率：数字化档案的管理和查询速度比传统手工方式更快，可以节省很多时间成本。

2. 减少错误率：数字化档案可以避免手写记录的错误，从而提高数据的准确性和可信度。

3. 提升服务质量：数字化档案可以快速响应各种需求，满足不同用户的要求，提高服务质量和用户满意度。

4. 降低成本：数字化档案可以节约劳动力和纸张等制造成本，同时也可以避免因资料损毁或丢失而产生的额外费用和风险。

5. 方便共享：数字化档案可以方便地进行在线共享和协作，使得多个部门或人员可以快速共享信息和资源，提高团队间的协作效果。

6. 增强数据安全：数字化档案可以采用加密技术和权限控制等手段，保障数据的安全性和机密性。