1. 文件命名规范：文件名应具有描述性，能够清楚地表达其内容和用途，避免使用特殊字符和空格，建议使用连字符或下划线分隔单词。

2. 文件格式规范：根据需要选择合适的文件格式，如PDF、JPG、PNG等，并保证文件质量和大小适当。对于文本类文件，应优先考虑使用可编辑的电子文档格式。

3. 扫描质量规范：扫描时要确保原件清晰完整，避免出现模糊、漏边或者缺失等情况。同时，扫描要保持统一的分辨率和颜色模式，以便后期处理和管理。

4. 数据存储规范：数字化档案应妥善存放，备份和保护。数据应存储在可靠的硬盘、云盘或其他存储介质中，并定期进行备份和更新。

5. 元数据规范：元数据是指描述数字化档案的信息，包括文件名、创建日期、作者、关键词、分类等。应制定统一的元数据标准，便于检索和管理。

6. 访问控制规范：数字化档案应按照权限设置访问控制，确保只有授权人员才能查看和修改档案。同时要保证访问记录可以追溯并有监督。

7. 安全保障规范：数字化档案应采取物理和网络安全保障措施，防止信息泄露、篡改、损坏等情况发生。同时，应制定应急预案，及时应对突发事件。