1. 节省空间：数字化文件可以在电脑或云端存储，不再需要大量的物理文件柜和存储空间。

2. 方便查找：数字化文件可以通过关键词搜索和分类来快速定位，避免了翻找纸质档案的麻烦。

3. 提高安全性：数字化文件可以设置权限，限制访问范围，保护机密信息的安全性。

4. 便于分享：数字化文件可以轻松地通过电子邮件、云共享等方式与他人分享，提高工作效率。

5. 环保节能：数字化文件减少了印刷和传统文件处理过程中的资源浪费，符合环保要求。

6. 降低成本：数字化文件处理过程中减少了纸张、印刷、复印等支出，降低了企业的运营成本。