1. 文件格式
扫描后的文件格式应为PDF格式，并进行压缩，以便于传输和存储。

2. 分辨率
扫描分辨率应不少于300dpi，以确保文书中文字、图像等细节清晰可见。

3. 彩色模式
彩色文书应以彩色模式扫描，黑白文书应以灰度模式扫描。

4. 页面大小
页面大小应与原件一致，不得裁剪或缩小。

5. 文件命名
文件命名应规范明确，建议采用年月日+文件名称的方式，如“20220101信访件001”。

6. 目录分类
扫描后的文件应按照时间顺序建立目录分类，以便于查找和管理。

7. 存储备份
扫描文书应进行多重备份存储，避免因设备故障、病毒等造成数据丢失。

8. 安全保密
扫描文书应注意保密性，避免涉及个人隐私信息泄露。在传输和存储过程中，应采取加密措施保证数据安全。

9. 归档管理
扫描文书应按照规定的时间要求进行归档管理，避免长期堆积导致管理混乱。同时，需要注意文书的保管期限和销毁规定。

10. 质量检查
扫描文书应进行质量检查，确保扫描结果与原件一致，并且文件无误差、无遗漏。