1. 扫描设备

使用高质量的文档扫描仪，保证扫描品质清晰、准确。

2. 扫描分辨率

为了保证扫描品质，建议将扫描分辨率设置为300dpi或以上。

3. 扫描格式

建议选择PDF格式进行扫描，以确保扫描文件能够被多种软件打开和读取。

4. 文件命名规范

为每个文件命名时应该规范化，比如按照文件类型、日期、文件名等。例如：“来信-2019-01-01-张三.pdf”。

5. 文件分类

为了方便管理，可以根据部门、性质等分类存储扫描文件。

6. 归档备份

扫描后的文件应及时进行归档备份，以防止文件丢失或损坏。

7. 数据安全

为了保护数据安全，对于机密文件应采取相应的措施，如设置访问权限、加密等。