1. 扫描设备：应选择高质量的数字化扫描仪，具备高分辨率、色彩还原度高、扫描速度快等特点。
2. 扫描文件格式：可采用PDF、TIFF等格式，其中PDF格式适合文本和图像混合的档案，TIFF格式适合大型地图及照片等高精度图像的数字化，需根据不同档案材料特性进行选择。
3. 扫描分辨率：一般要求文本类资料分辨率在300dpi以上，图像资料分辨率在600dpi以上，大型地图及照片等高精度图像资料分辨率在1200dpi以上。
4. 扫描后文件命名规范：应按照统一标准，采取有意义的命名方式，并记录扫描日期、扫描人员信息等相关信息。
5. 扫描质量控制：应对扫描后的文件进行质量评估，包括色彩还原度、清晰度等方面的检查，确保数字化文件质量符合要求。
6. 扫描后文件存储：应采用高效可靠的存储介质，如硬盘、光盘等，并备份至多个位置，以防数据丢失。同时应建立数字档案管理系统，对文件进行分类、整理、检索和保管。
7. 扫描过程中的操作规范：扫描前应进行清洁，避免灰尘等物质影响扫描效果；扫描时应保持文件平整，避免弯曲或损坏；同时要注意档案保密，遵循相关法律法规和规定。