扫描档案是将纸质文件转换成电子文件的过程，使得这些文件可以被存储在计算机或云端中，方便管理和查看。这种方法可以将大量的纸质文件数字化，并且可以减少占地面积、提高安全性、节约时间和成本等方面的好处。扫描后的文件可以进行文字识别、分类整理、备份和共享等操作，非常适用于企业、政府机构、学校、医院等需要保留大量文件和资料的组织或个人。