扫描档案是将纸质文件或图片通过扫描仪转换为数字格式的过程。扫描仪能够捕捉图像，然后转换为数字信号，存储在计算机中，可以方便地进行管理、搜索和共享。这种方式可以将大量纸质文件转换成电子文档，减少占用空间，提高文件管理的效率。扫描档案通常用于公司、政府机构、学校等组织机构的文件管理。