在数字化时代，扫描档案已经成为许多机构和企业的常规工作。以下是一些扫描档案的规范：

1. 确定合适的分辨率：根据需要确定扫描的分辨率，通常建议使用300dpi或更高的分辨率，以确保图像质量。

2. 使用正确的文件格式：通常使用PDF格式作为扫描档案的标准格式，因为它可以兼容各种操作系统和软件。

3. 标识文件名称和页码：对于多页扫描文件，在文件名中标识页码，例如“文件名001、文件名002”等。

4. 保持文件整洁：避免扫描不必要的内容，如空白页面或重复的文本。

5. 调整扫描设置：根据原始文件类型进行调整，例如黑白文件应该选择灰度模式，彩色文件应该选择彩色模式。

6. 标识文本区域：如果扫描包含文本，则应标识文本区域以便于搜索和识别。

7. 配备专业设备：使用专业扫描仪和软件以获得最佳结果。

8. 定期备份：将扫描数据定期备份以确保数据的安全性。