1. 文件准备

（1）清洗：在扫描前，要将档案内的文书逐页进行清洗，去除灰尘和污渍，使其干净整洁。

（2）分类：根据档案管理制度和标准，将文书按照一定的顺序进行分类，方便后续的处理和归档。

（3）编号：按照规范，对文书进行编号，记录档案编号、文件编号、页码等信息。

2. 扫描设备

（1）设备选择：选用高质量的扫描设备，保证扫描质量。同时，设备应具有自动裁切功能，能够有效地避免图像失真和变形。

（2）设置参数：根据文书的不同特点，合理设置扫描参数，包括分辨率、色彩模式、文件格式等。

3. 扫描操作

（1）操作步骤：将待扫描的文书放置在扫描仪上，启动扫描软件，进行扫描操作。扫描时，要确保文书完整无缺，避免漏扫或重复扫描。

（2）扫描质量：扫描过程中，要不断检查扫描质量，避免出现图像失真、变形、模糊等问题。同时，要注意扫描速度，避免过快或过慢，影响效率和质量。

4. 数据处理

（1）数据存储：扫描完成后，将文书图像以规范格式保存在计算机或服务器上。同时，要进行备份和加密，确保数据安全。

（2）数据标注：对于扫描的文书图像，要进行标注，包括档案编号、文件编号、页码、日期等信息。标注应准确无误，方便后续的检索和使用。

5. 质量检查

（1）检查项目：对于扫描的文书，要进行质量检查，包括图像清晰度、格式规范性、标注准确性等方面。

（2）检查方法：采用视觉比对和专业软件检测相结合的方式，对扫描结果进行全面检查，确保质量符合规范要求。

6. 归档管理

（1）归档流程：将扫描的文书按照档案管理制度和标准，进行归档管理，包括分类、编号、整理、装订等步骤。

（2）档案保管：对于归档好的文书档案，要进行严格的保管措施，包括防潮、防火、防盗等方面，确保档案安全。