1. 扫描前准备

（1）检查扫描设备是否正常工作；

（2）清理待扫描文件的表面，以保证图像质量；

（3）统计档案数量，并标明档号、题名和年度。

2. 扫描设置

（1）选择适当的分辨率，一般不低于300dpi；

（2）选择合适的色彩模式，一般使用黑白或灰度；

（3）确定文档页码顺序，并设置自动分页功能；

（4）设置自动裁剪边缘功能，以剪除多余部分。

3. 扫描操作

（1）按照顺序逐页扫描，确保每页都正确扫描；

（2）遇到文档有多页的情况，要注意文档的页面顺序，尤其是在扫描程式中设置自动分页时；

（3）遇到文档有双面时，应该先扫描正面，再扫描反面，确保每一页都被正确扫描。

4. 校对与保存

（1）根据原件逐页核对扫描结果，确保扫描完整、清晰、准确；

（2）将扫描结果按照年度、类型等进行分类命名，保存在规范的文件夹中；

（3）备份扫描结果，以防数据丢失。

5. 后续处理

（1）将扫描结果保存在电子管理系统中，并建立索引和目录；

（2）根据需要对扫描结果进行后续加工，如OCR识别、PDF转换等；

（3）对于涉密文件，在保存和传输时应加密处理，确保信息安全。