1. 扫描设备要求：使用专业文档扫描仪，具备高分辨率、高速度、自动双面扫描等功能。

2. 文件准备：文件应按照案件性质、时间顺序、文件号等规则有序排列，并确认每个文件页数是否齐全、无遗漏。

3. 扫描设置：选择合适的扫描模式和输出格式，保证所扫描资料清晰、完整、无误。同时，设置好扫描色彩模式（一般采用灰度或黑白），调整亮度、对比度等参数，使扫描结果尽可能接近原件。

4. 命名规则：命名应符合统一规范，如案号_文件号_日期_标题，确保扫描后的文件易于管理和检索。

5. 存储方式：扫描后的文件应存放在网络硬盘或其他安全可靠的存储介质中，备份数据，以防意外损坏或丢失。

6. 数据归档：建立并维护法院档案数字化资料库，及时归档扫描结果，为日后检索提供便利。

7. 安全控制：在扫描过程中，要确保机密、私密等信息不被窃取或泄露，加强权限控制和网络安全防范。