1. 文件名称：文档的名称应该简明扼要，能够准确地描述文件内容。

2. 文件编号：文件编号应该唯一且易于辨认，遵循机构内部规范和管理要求。

3. 文件日期：文件日期应该标注文件的创建时间、修改时间等相关信息。

4. 文件格式：文件格式应该符合机构的规定，通常为PDF或JPEG格式。

5. 扫描分辨率：扫描分辨率应该根据文件的特点和用途选择合适的分辨率。

6. 扫描质量：扫描质量应该保证图像清晰、色彩真实、文件完整。

7. 命名规则：文件命名应该遵循机构的规定和管理要求，建议采用数字+文件名的方式进行命名。

8. 存储位置：扫描后的文件应该存储在指定的文件夹中，且应该备份至云端或外部存储设备中。