文档扫描管理系统是一种利用扫描仪将纸质文档扫描成电子文件，再通过管理系统进行分类、检索、存储、共享和管理的系统。以下是这个系统的几个主要功能：

1. 文件扫描：系统通常会配备扫描仪或类似设备，将纸质文件转化为电子版本，便于存储、共享和搜索。
2. 文件管理：系统可以提供对文件集中、规范化的管理，如分类、标签、存储位置等，方便后续的查找和使用。
3. 共享和协作：通过系统，用户可以轻松地分享文件，并且可以在需要时进行协作。
4. 安全性：系统通常会提供一定的安全措施，如权限管理，以保护文件的安全性。
5. 搜索功能：电子文件通常比纸质文件更容易搜索，系统通常会提供强大的搜索功能，使用户能快速找到所需的文件。
6. 自动化：一些高级的扫描管理系统会提供自动化处理功能，如自动分类、自动标签等，提高工作效率。
7. 报告和分析：系统可以生成各种报告，帮助用户了解文件的使用情况，为决策提供数据支持。

使用文档扫描管理系统，可以提高文件管理的效率，节省时间和资源，同时保证文件的安全性和完整性。

提醒：请根据实际情况选择合适的文档扫描管理系统，并确保所选系统能满足你的需求。在安装和使用新的扫描管理系统时，务必注意数据安全和隐私保护。如有需要，建议咨询专业的IT顾问或销售代表。