文档归档管理系统是一种专门用于管理、存储、检索和共享文档的软件系统。它可以帮助组织有效地管理大量的文档，提高文档的检索速度和准确性，同时降低存储成本和管理难度。

文档归档管理系统通常包括以下主要功能：

1. 文档存储：系统可以提供多种存储方式，如本地存储、云存储和网络存储，以满足不同用户的需求。
2. 文档分类和标签：用户可以根据文档的内容、类型、来源等对其进行分类和标签，方便后续的检索和查找。
3. 权限管理：系统可以设置不同的权限，如读取、编辑、删除等，以保障文档的安全性和保密性。
4. 搜索功能：系统提供强大的搜索功能，用户可以通过关键词、全文搜索、分类搜索等方式快速找到所需的文档。
5. 版本控制：系统可以记录文档的版本信息，方便用户查看历史版本和进行版本之间的比较。
6. 文件共享：用户可以将文档分享给其他团队成员或外部人员，实现文档的共享和协作。
7. 报表和分析：系统可以提供报表和分析功能，帮助用户了解文档的存储情况、使用情况等，为决策提供数据支持。

选择一个合适的文档归档管理系统时，用户需要考虑系统的安全性、稳定性、易用性、功能全面性、数据备份和恢复能力等因素。同时，用户还需要根据自身业务需求和预算进行选择，以确保系统能够满足实际需求并降低成本。