1. 提高信息管理效率：数字化档案可以大幅提高档案的存储、检索、传输和共享效率，让企业、机构和组织更快速地找到所需的信息。

2. 确保信息安全：电子档案的安全性很高，能够有效抵御火灾、水灾、盗窃等各种自然或人为灾害，从而确保资料的完整性和安全性。

3. 节约空间成本：纸质资料占用大量的物理空间，如果全部转换为电子档案，可以节省大量的存储空间，降低企业、机构和组织的运营成本。

4. 便于管理和维护：数字化档案可以方便地进行备份、恢复和迁移操作，也可以进行自动化的定期备份和归档，减少了维护和管理的工作量。

5. 提高数据分析能力：数字化档案可以建立数据库，方便进行数据分析和挖掘，为企业、机构和组织的决策提供重要的参考依据。