数字化电子档案是指将纸质文档转换为数字格式并进行存储、管理和检索的过程。数字化电子档案系统可以帮助机构或企业提高效率，减少纸质档案占用空间和保护档案安全性。

数字化电子档案系统通常包括以下功能：

1. 扫描和识别文档内容：将纸质档案通过扫描仪转换为数字格式。

2. 索引和分类：对数字化的文档进行分类和标记，以便快速检索。

3. 存储和备份：数字化的文档需要存储在服务器或云端，并进行备份，以保证档案的安全性和可靠性。

4. 检索和共享：用户可以通过关键词等方式快速检索到所需文档，并进行共享和协作。

数字化电子档案系统有助于提高工作效率，减少人力成本和时间成本，同时也更加环保和节约空间。