数字化档案系统是一种将纸质文档和文件转换成电子数据的技术。数字化档案系统可以使组织和企业能够更高效地管理，存储和访问其文件和记录。数字化档案主要特点包括可快速检索、存储空间小、易备份、利于共享等。

数字化档案系统通常包括以下功能：

1.扫描：将纸质文件扫描并转换为电子格式。

2.索引：对文档进行标记以便于检索。

3.存储：将电子文件保存在服务器上以便于长期存储和备份。

4.检索：使用关键词或其他搜索条件查找文件。

5.共享：多个用户可以同时访问和编辑同一文档。

6.安全：控制对文档的访问权限，确保机密信息的安全。

数字化档案系统可以提高工作效率和生产力，减少搜寻时间、缩短审批流程时间，从而减轻了员工的工作压力。它还可以提高客户服务水平，减少错误率和遗漏，促进信息共享，支持协同工作和团队合作，并有助于降低运营成本和环境负担。