数字化档案室是指将纸质档案转换为电子文件，存储在电脑或云端服务器中的档案管理系统。数字化档案室可以提高信息检索效率、降低物理空间需求和减少纸张使用量。数字化档案室还可实现多人异地同时查看和编辑档案，加强了团队协作和信息安全保障。