1. 提高效率：数字化档案可以快速检索和处理，节约了时间和人力成本。

2. 节省空间：数字化档案可以存放在电脑、云盘等电子媒介中，不需要占用大量的实体空间。

3. 保护安全：数字化档案能够进行加密和备份，防止丢失和泄露。

4. 方便共享：数字化档案可以通过网络进行共享，方便他人查看和使用。

5. 环保节能：数字化档案不需要造纸和耗费大量的能源，有利于环保和节能。