1. 数据安全：在数字化前，确保所有敏感信息的备份和保护，例如身份证号码，社会保险号码等。

2. 文件格式：使用标准化的文件格式，确保档案能够被长期保存和读取。PDF或其他受支持的数字文档格式是最佳选择。

3. 文件命名规则：设定一套文件命名规则，以便快速识别和检索。可以包括申请人姓名、工号、日期等信息。

4. 文件元数据：为每个文件添加元数据，如创建日期，修改日期，作者等信息，以提高搜索和过滤效率。

5. 关键字搜索：为文件添加关键字，方便用户进行搜索。关键字应该包括姓名，职位，部门，入职日期等信息。

6. 目录结构：建立清晰的目录结构，方便用户浏览和访问档案。

7. 文档扫描质量：确保扫描质量高，以便文档内容可读性好。

8. 档案管理系统：使用专业的档案管理系统，实现电子档案的集中管理，备份，归档和检索。

9. 访问权限控制：设置不同的访问级别和权限，以确保敏感和机密信息得到保护。

10. 定期备份：定期备份档案系统，确保数据安全并降低风险。