1. 文件格式：应采用标准化的文件格式（如PDF、JPEG等）存储电子档案，以确保可读性和兼容性。

2. 命名规范：每个电子档案应有独立的命名，并且符合规范。建议使用英文字符和数字组成，避免使用特殊字符、空格或中文字符等。

3. 目录结构：建议将电子档案按照人员姓名、工号、部门等信息进行分类管理，形成层次清晰的目录结构。

4. 存放位置：应选取安全可靠的存储介质，建议采用网络硬盘、云存储等方式进行备份和存储，确保数据安全。

5. 访问授权：应对电子档案进行权限控制，设置不同级别的访问权限，确保信息安全与隐私。

6. 元数据标注：电子档案应标注相关元数据，包括人员基本信息、档案类型、创建时间、修改时间等，以便于检索和管理。

7. 数据备份：应定期对电子档案进行备份，以防止数据丢失或损坏，同时进行测试以验证备份的完整性和可靠性。

8. 保管期限：根据国家有关法律法规和企业内部规定，将电子档案的保管期限确定，并进行妥善管理和保护。