1. 制定数字化方案：确定数字化的范围、目标和计划。需要考虑的因素包括：文件的类型、数量和状态，数字化的时间、预算和技术条件等。

2. 准备数字化设备：选择合适的扫描仪、照相机及相关软件，并进行测试和调试，确保设备能够正常运行。

3. 处理档案文件：对于纸质档案，需要先进行整理、分类、编号和盘点。然后进行清洁处理，并采取必要的措施防止文件损坏和丢失。

4. 进行数字化处理：使用扫描仪或照相机对档案文件进行数字化处理，生成高质量的图像文件。同时，对数字化文件进行校验和存储备份。

5. 进行OCR识别：对于文字类文件，可以使用OCR（Optical Character Recognition）软件进行字符识别，使得文字更易于搜索和查找。

6. 进行元数据管理：为数字化档案添加元数据，包括文件名、日期、作者、关键词等信息，以便于管理和检索。

7. 存储和共享：将数字化档案存储在安全可靠的位置，并进行备份和恢复。同时，可以通过网络共享和传输，方便用户查看和使用。

8. 维护和更新：设立档案数字化的专门人员或部门，进行档案数字化的维护和更新工作。定期检查存储设备、文件格式和软件等，并及时进行更新和升级。