档案管理软件化是指使用计算机技术和软件系统来管理档案信息，以提高档案管理的效率和准确性。档案管理软件可以帮助组织管理大量的文件和记录，并支持搜索、分类、组织和存储等功能。以下是一些常见的档案管理软件化的优点：

1. 提高效率：档案管理软件可以自动化许多手动任务，如分类、归档和检索文件，从而节省时间和人力资源。
2. 更好的组织：档案管理软件可以帮助组织和管理大量的文件和记录，使其更易于查找和使用。
3. 减少错误：档案管理软件通常具有错误检测和纠正功能，可以减少人为错误和疏漏。
4. 更好的安全性：档案管理软件通常具有加密和安全存储功能，可以保护文件和记录免受未经授权的访问。
5. 集成性：档案管理软件可以与办公套件和其他软件系统集成，使员工能够更轻松地访问和使用文件和记录。
6. 灵活性和可扩展性：档案管理软件通常可以根据组织的特定需求进行定制和扩展。

在选择档案管理软件时，组织应该考虑其预算、需求、数据安全性和法规遵从性等因素。此外，他们还应该考虑与其他办公套件和IT系统的兼容性，以确保数据交换和共享的便利性。市场上有很多优秀的档案管理软件可供选择，如FileNet、Lotus Domino和Dossier等。这些软件提供了丰富的功能和工具，以帮助组织实现高效、准确和安全的档案管理。